Ein Projekt für die Einführung einer neuen Software erfolgreich beenden, das ist Wunsch und Ziel aller Beteiligten zugleich. Jedoch wird dem Planen, Lenken und Steuern eines Projektes oft nicht genügend Raum gegeben – Projektmanagement könne man „nebenbei“ machen, müsse starr eine Richtung vorgeben oder wird sogar als völlig unnütz erachtet. Urteile, die es aus unserer Sicht zu revidieren gilt! Deshalb geben wir Ihnen nun einen Einblick in das Projektmanagement der knk Gruppe, mit dem wir sowohl den Microsoft Standard als auch unsere Branchensoftware knkVerlag implementieren.

1. Was verstehen wir unter Projektmanagement?

Projektmanagement bedeutet für uns, dass jemand die Steuerung der anfallenden Aufgaben innerhalb des Projektes übernimmt – die Erledigung von Aufgaben vorantreiben, Fortschritte überwachen und Hindernisse beseitigen, die das Projekt verzögern könnten. Zusätzlich steht jemand dem Kunden als kompetenter Ansprechpartner mit Rat und Tat zur Seite und bildet eine kommunikativ-koordinierende Schnittstelle zwischen Kunde und knk. Dies erreichen wir durch die Projektleitung, die sich um typische Tätigkeiten im Rahmen eines Projekts kümmert:

  • Aufgaben im Bereich der Planung, z.B. Abstimmung des Projektrahmens und unterstützende Kostenplanung
  • Führungsaufgaben wie z.B. die Zusammenstellung und Leitung des Projektteams
  • Organisatorische Aufgaben, z.B. regelmäßige Abstimmungsmeetings und allgemeine Kommunikation zum Projekt
  • Aufgaben für Steuerung und Controlling, wie z.B. das Nutzen verschiedener Methoden zur Durchführung des Projektes, Statusverfolgung

Anhand dieser kurzen Liste wird deutlich, dass das Projektmanagement ein unverzichtbarer Bestandteil eines guten Projektes sein sollte! Es geht darum, vielfältige Aufgabenstellungen zu bündeln, den Überblick über das Projekt zu behalten und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Die zusätzliche Überwachung des Projektes erfolgt bei knk durch den sogenannten Projektlenkungsausschuss, der aus Mitgliedern der Geschäftsführung und Projektleitung besteht. Die Projektleitung berichtet und informiert den Projektlenkungsausschuss so umfassend, dass dieser in der Lage ist, die notwendigen Entscheidungen auf Geschäftsleitungsebene zu treffen. Für die Umsetzung dieser Entscheidungen ist dann wiederum die Projektleitung verantwortlich.

2. Wie viel Erfahrung hat knk im Projektmanagement?

Das Projektmanagement ist sozusagen der Weg zum Ziel. Und auf diesem Weg hat knk seit der Gründung 1988 viele Erfahrungen gesammelt. Es gab gute Projekte und natürlich auch schlechte Projekte. Das wichtigste ist hier immer, aus solchen Projekten zu lernen. Und das haben wir gemacht. Deshalb haben wir eine übergeordnete Projektmethodik (= knkProjektmethodik) entwickelt, die auf ein Projekt adaptiert werden kann. Denn jedes Projekt ist individuell und hat spezifische Anforderungen, die erfüllt werden müssen.
Für diese projektentscheidende Arbeit setzt knk Projektleiterinnen und Projektleiter ein, die mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement mitbringen und zudem aus der Verlagsbranche stammen. Wer könnte ein Medienhaus besser beraten als jemand, der aus genau dieser Verlagswelt stammt, die Prozesse und Abläufe kennt und um die Wichtigkeit einer guten Verlagssoftware weiß? Unsere Projektleiterinnen und Projektleiter haben bereits zahlreiche Projekte erfolgreich durchgeführt und sind mit den gängigen phasenorientierten und agilen Projektmethoden vertraut. Die sogenannte Projektscheidungsrate (also der Wert, der angibt, wie oft Projektleitung und Projekt nicht zusammenpassten) liegt bei etwa 1%. Im Umkehrschluss heißt das, dass in 99% der Fälle die Projektleitung von Anfang bis Ende beim zugeteilten Projekt verbleibt!
Zitat Arnold Große, Leiter der Qualitätssicherung für das Projektmanagement bei der knk Business Software AG:
„Ein guter Projektmanager sichert nicht allein den positiven Verlauf eines Projektes. Aber ein schlechter Projektmanager sorgt garantiert für das Scheitern des Projektes.“

3. Wie ist die knkProjektmethodik aufgebaut?

Das, was knk unter Projektmethodik versteht, ist eine Art Rahmenwerk für Projekte, das aus verschiedenen Phasen und Workshops besteht. Innerhalb dieses Rahmenwerks ist das Projektmanagement angesiedelt, das wiederum mit verschiedenen Techniken für die eigentliche Projektdurchführung sorgt. Bildlich dargestellt verstehen wir unser Projektmanagement und unsere knkProjektmethodik so:

In der Phase 1, die sich zunächst umfassend mit der Bedarfsanalyse und der Analyse verschiedener systemunabhängiger und systemabhängiger Komponenten beschäftigt, wird die zukünftige Projektleitung bereits mit eingebunden. Denn erfolgsentscheidend ist es, möglichst früh ein sehr genaues Bild von unserem (potenziellen) Kunden zu erhalten. Je umfassender der notwendige Analyseaufwand im Vorfeld eines Projektes, desto geringer sind die Risiken während des Projektes (z.B. durch eine plötzlich bekannt gewordene Schnittstelle, die zusätzlich programmiert werden muss und den Projektablauf verzögern würde). Sorgfältige Projektplanung ist uns daher sehr wichtig!
In Phase 2 übernimmt nun das Projektmanagement die unter Punkt 1 beschriebenen Aufgaben, um die neue Software beim Kunden einzuführen. Während der Implementierung (Projektdurchführung) zeigt sich dann der wahre Vorteil der Planungsphase: Wir stellen unseren Kunden frühzeitig ein Test-System bereit, in dem die Anforderungen und Möglichkeiten unserer Software ausprobiert werden können. So verlagert sich die Einführung der neuen Software quasi vom Reißbrett in die Realität. Ein großer Vorteil, um Software-Funktionen oder Verlags-Arbeitsweisen schnell umzusetzen, Use Cases oder Schulungen vorzubereiten und die Key-User zu motivieren. Das erzeugt den sogenannten „Happy Flow“ während des Projekts: Den reibungslosen Ablauf mit früher Einbindung der Key-User bis hin zur fertigen Software und dem Echtstart.

4. Was gehört in den Werkzeugkoffer eines erfolgreichen Projektmanagers?

Zu den Soft Skills eines Projektmanagers gehören z.B.

  • Organisationstalent,
  • Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis,
  • kommunikative Kompetenzen,
  • Feedback-, Kritik- und Konfliktfähigkeit,
  • eine enorme Portion Flexibilität bzw. Agilität.

Ein Projektmanager kennt die Stärken und Schwächen von jedem Mitglied des Projektteams. Die jeweiligen Stärken kommen an genau der richtigen Stelle zum Einsatz, die Schwächen werden soweit möglich kompensiert. Denn nur so können die Teammitglieder richtig eingesetzt werden und das Team kann harmonisch als „Orchester“ funktionieren. Das Ziel ist, Potenziale beim Kunden zu schaffen und voll auszuschöpfen.
Die Hard Skills sind die technischen Fertigkeiten und methodischen Kenntnisse des Projektmanagers. Hierzu gehören die Standard-Projektmethoden wie phasenorientierte und agile Arbeitsweisen. Je nach Erfordernis kann das Projektmanagement dann individuell auf jeden Kunden eingehen und die Methoden anpassen. Zum Beispiel verwenden wir auch intern bei knk Elemente aus dem Projekt-Werkzeugkasten: Wir arbeiten in wöchentlichen Sprints und mit Abstimmungsmeetings, in denen wir die anstehenden Aufgaben planen und überprüfen.
Der Kunde wird im Projektmanagement bei knk eng eingebunden. Gemeinsam werden die jeweiligen Projektschritte abgestimmt, auch die Art der Projektmethode: Wollen wir agil arbeiten oder eher phasenorientiert? Jede Methode hat hierbei natürlich Vor- und Nachteile, die anfangs gegeneinander abgewogen werden müssen. Agile Methoden sind generell etwas zeitintensiver, da viele Meetings abgehalten und dazu meistens alle Mitglieder des Projektteams eingebunden werden. Dafür können bei agilen Methoden die Rahmenparameter auch flexibler an veränderte Bedingungen angepasst werden, weil sich die Ausgangslage selbst bei noch so guter vorausschauender Planung verändern kann. Klassische phasenorientierte Methoden eignen sich hingegen bei weniger umfangreichen Projekten, bei denen in möglichst kurzer Zeit ein Abschluss erreicht werden soll. Die Projektleitung führt hier den Kunden nach einem festeren Plan durch das Projekt.

5. Was macht ein gutes Projekt aus?

Ein gutes Projekt ist ein „Happy Flow“-Projekt: Das Projektteam arbeitet auf beiden Seiten motiviert und fokussiert mit. Probleme werden offen angesprochen, es wird gemeinsam nach Lösungen gesucht und diese werden dann mit verteilten Kräften umgesetzt. Der Kunde kann sich frühzeitig selbstständig (betreut durch knk-Fachberater) mit der Software auseinandersetzen. Diese schnelle Bereitstellung eines Test-Systems gibt den Key-Usern die Möglichkeit, die Software kennen zu lernen und eigene Ideen im Umgang mit der Software zu entwickeln! Das Team (Kunde und knk) wächst zusammen und sieht sich als dynamisch arbeitender Organismus, der das Projekt voranbringt. Das ist ein wesentliches Kennzeichen eines tollen Projekts.
Ein gutes Projekt ist auch ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt: Die neue Verlagssoftware funktioniert einwandfrei und die Geschäftsprozesse laufen besser, schneller und einfacher als zuvor. Die Mitarbeiter sind zufrieden und arbeiten gern mit der Software. Die Projektleitung hat nach dem Echtstart ihr Ziel im Idealfall auch „in time and in budget“ erreicht und mehrere Monate durchgehende Projektbetreuung hinter sich gebracht. Nun übernimmt das Customer Care die weitere Betreuung unseres Kunden (Phase 3) bei allen Themen rund um die neue Software (z.B. Support, Schulungen, neue Funktionen, Updates usw.).

6. Fazit

Wieso sind wir also von unserem Projektmanagement überzeugt? Weil es flexibel ist, an jede Situation angepasst werden kann, die Stärken und Schwächen des Kunden bei der Software-Einführung berücksichtigt, von erfahrenen Projektleiterinnen und Projektleitern durchgeführt wird und schließlich unserem Kunden zu einer zukunftsfähigen Softwarelösung verhilft. Was will man mehr?

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